1 · Ventes en VEFA & registre des acheteurs
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Un onglet des ventes déjà périmé au deuxième mois. Des coordonnées d'acheteurs copiées-collées à une douzaine d'endroits. Aucun lien entre une vente et l'unité concernée.
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Les outils de projet gèrent des tâches, pas des ventes. Il faudrait y greffer un CRM séparé et rapprocher les deux à la main.
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Chaque vente en VEFA porte son unité, son acheteur, son prix, son acompte et son statut. Les pièces d'identité des acheteurs sont chiffrées et à accès contrôlé.
2 · Échéanciers de paiement liés aux jalons
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Un échéancier à dates fixes que personne ne met à jour quand le planning glisse. La relance des échéances repose sur la seule mémoire.
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Certains outils suivent les factures, mais ils ignorent vos jalons de construction : « exigible à l'achèvement des fondations » n'est pas quelque chose qu'ils modélisent.
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Des plans en autofinancement promoteur, en location-accession ou structurés, générés en quelques secondes : chaque échéance liée au jalon de construction qui la déclenche. Payé vs restant dû sur un seul écran. Le plan reste juste à mesure que le chantier avance.
3 · Budget vs décaissements (contrôle des coûts)
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Une feuille de budget et une feuille de décaissements séparée. L'écart est une soustraction manuelle, déjà fausse au troisième mois.
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Des outils lourds de finance de construction existent, mais ils sont tarifés et conçus pour de grandes entreprises générales américaines, pas pour un promoteur local avec deux immeubles.
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Des lignes de budget avec budgété / engagé / dépensé et un écart en temps réel par ligne. Les décaissements sont liés au jalon qu'ils financent, si bien que la finance et le planning ne divergent jamais.
4 · Planning de construction & avancement
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Un diagramme de Gantt dessiné une fois puis abandonné. Le « % d'avancement » est ce que dit le conducteur de travaux au téléphone.
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Les outils de projet gèrent bien les plannings : c'est leur cœur de métier. Mais cela reste à l'écart de vos ventes, de vos paiements et de la livraison.
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Des jalons avec dates prévues vs réelles, statut et % d'avancement, dans le même système que celui qui pilote les échéanciers que ces jalons déclenchent.
5 · Registre documentaire (permis, plans)
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Un disque partagé que n'importe qui peut renommer. « Quel est le dernier permis ? » est une question récurrente.
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Des modules documentaires existent, mais souvent dans une formule supérieure payante, et le contrôle d'accès y est grossier.
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Permis, plans, certificats et contrats stockés au niveau du projet, conservés en un seul endroit contrôlé, pas un dossier public.
6 · Levée des réserves à la livraison
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Une liste de réserves papier par unité, photographiée, puis perdue. Aucun lien avec l'unité ni avec la maintenance ensuite.
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Certains disposent d'une fonction de liste de réserves, mais elle s'arrête à « clôturé », elle ne se prolonge pas dans l'exploitation de l'immeuble.
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Une liste de réserves par unité, par gravité et par statut. Toute réserve peut devenir un ticket de maintenance, si bien qu'un défaut relevé à la livraison reste suivi une fois l'immeuble en exploitation.
7 · Livraison → intégration du propriétaire
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À la livraison, vous ressaisissez les coordonnées de chaque acheteur dans un système de gestion séparé pour créer son compte. Source d'erreurs et de lenteur.
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Les outils de projet s'arrêtent à la livraison. La relation avec le propriétaire qui commence là relève entièrement d'un autre système.
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CautaManage fait passer une vente conclue directement en propriété gérée — aucune ressaisie, aucune rupture entre le promoteur et le gestionnaire. Découvrez le déroulé de la livraison lors d'une démo.
8 · Paiements locaux (mobile money, cartes)
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Manuel. Vous rapprochez les virements de votre feuille des ventes à la main.
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Des processeurs de cartes internationaux au mieux. Le Mobile Money (MoMo) n'existe pas dans leur feuille de route.
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Intégration de passerelles locales de mobile money et de cartes. Devise locale en natif — le GHS aujourd'hui, d'autres monnaies africaines à mesure de notre expansion — avec le dollar US pris en charge paiement par paiement, pas une option ajoutée après coup. Synchronisation avec votre comptabilité / ERP.
9 · Données personnelles des acheteurs chiffrées + piste d'audit
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Pièces d'identité et contrats des acheteurs en clair sur l'ordinateur portable de quelqu'un. Aucun audit de qui a consulté quoi.
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Les données de la plateforme sont généralement chiffrées, mais les pièces d'identité que vous saisissez sont souvent stockées en clair, et la piste d'audit n'est exportable qu'après un ticket au support.
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Les pièces d'identité des acheteurs sont fortement chiffrées et à accès contrôlé. Chaque action significative est journalisée et auditable.
10 · Tarification & support locaux
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Gratuit, mais c'est votre temps. Le coût caché, ce sont les week-ends de rapprochement et les ressaisies.
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Des abonnements libellés en dollars US (souvent plusieurs centaines de dollars par mois). Un support aux horaires des États-Unis ou d'Europe, sans le contexte local.
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Tarification en devise locale. Un support à vos horaires, avec le contexte local. Une prise en main assurée par des gens qui comprennent ce qu'est construire sur votre marché.
11 · Métré (BOQ) & appels d'offres
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Le métré (BOQ) du métreur vit dans son propre classeur. Les offres arrivent par e-mail et sont comparées dans encore une autre feuille que personne d'autre ne peut auditer.
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Des modules d'appel d'offres existent dans la formule entreprise, mais ils ne chiffrent pas sur votre métré et n'engagent pas l'attribution dans votre budget.
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Un métré (BOQ) par corps d'état, par élément ou par localisation. Des dossiers d'appel d'offres chiffrés sur cette base ; les entreprises soumissionnent à armes égales via leur propre portail.
12 · Dossiers chantier & qualité (RFI, NCR, inspections)
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Les questions meurent dans WhatsApp, les défauts vivent dans la tête de quelqu'un, et quand un retard est contesté il n'y a aucun journal à produire.
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Des commentaires de tâches tiennent lieu de RFI ; un générateur de formulaires tient lieu d'inspections. Rien ne conditionne une NCR à une action corrective et à des preuves.
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Des RFI qui indiquent à tout moment dans quel camp est la balle, des NCR qui ne peuvent pas être clôturées sans action corrective ni preuves, des check-lists d'inspection notées sur le chantier dont les non-conformités sont signalées, et un journal de chantier quotidien dont les photos font foi.
13 · Visibilité de l'acheteur pendant le chantier
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Les acheteurs vous appellent. Vous tapez à chacun une mise à jour, vingt fois, en espérant avoir dit la même chose à tout le monde.
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Les outils de projet sont internes. Vos acheteurs n'ont jamais été censés s'y connecter.
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Chaque acheteur reçoit un accès à un portail dès le jour de la signature : échéancier de paiement, avancement en direct, spécifications et photos de son unité, documents et financement. À la livraison, cet accès se prolonge dans son portail propriétaire.